Procinfo, uw partner bij proces- & informatiemanagement.

Procesmanagement

Procesmanagement biedt een krachtige en duurzame manier om de bedrijfsprocessen van uw organisatie te verbeteren. Er wordt onderzocht waarom processen niet goed verlopen, en hieruit ontstaan vervolgens oplossingen. In elk bedrijf zijn er namelijk processen die niet optimaal verlopen. Er is altijd iets te verbeteren; en dat is precies waar procesmanagement naar kijkt.

Veel voorkomende problemen binnen processen zijn:

  • Te veel (overbodige) uitwisseling van informatie
  • Veel controleactiviteiten
  • Te veel losse, gespecialiseerde processen
  • Werk wordt vaak opnieuw gedaan
  • Processen zijn niet duidelijk omschreven

Procesmanagement zoekt een oplossing voor deze problemen. Dit begint altijd bij het beschrijven van het proces. Door te beschrijven hoe het proces precies in zijn werk zou moeten gaan, kun je ook snel de fouten ontdekken. Daarna worden de processen gecontroleerd op kwantiteit en kwaliteit, waarna ze geoptimaliseerd kunnen worden.


Alt Text

Alt Text

Informatiemanagement

Binnen een bedrijf vinden er uiteraard veel processen plaats. Al deze processen maken gebruik van data, en brengen zelf weer data voort. Dit zijn ontzettend veel soorten data, zoals rapporten en formulieren, maar ook grafieken en financiële cijfers. Om orde in de data-chaos te scheppen is er informatiemanagement. Deze dienst speelt in op de behoefte naar het sturen en ordenen van data.

Belangrijk binnen informatiemanagement is de data ontsluiten en analyseren met verscheidene tools. Op basis van de data-analyse kunnen de kritische prestatie indicatoren (kpi’s) vastgesteld worden – wat zijn belangrijke knooppunten en stromen binnen de data? Met de kpi’s kunnen er hervormingen in de datasturing en processen worden doorgevoerd, om de informatiestromen zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Hierbij wordt vaak een management dashboard ontwikkeld, waarin alle betrokken medewerkers en management toegang hebben tot de juiste data, en hiermee aan de slag kunnen. De processen worden dus puur gestuurd op basis van informatie en analyses van de data.


Alt Text

Proces- en informatiemanagement: een ideale combinatie!

Het is bijna onmogelijk om processen goed te laten verlopen zonder effectieve informatievoorzieningen. Bovendien is het noodzakelijk dat informatie bij de juiste personen terecht komt. Proces- en informatiemanagement gaan volgens Procinfo daarom hand in hand. Wij combineren deze diensten om de beste oplossing voor uw bedrijf te bieden.

Procinfo focust zich ten eerste op het inrichten en (her)structureren van processen. Hierbij kijken we met een kritische blik naar de data (informatie) die er in dat proces uitgewisseld wordt. Daarna analyseren en optimaliseren we de processen. Met Procinfo slaat u dus twee vliegen in één klap!

Enkele voorbeelden

Routeoptimalisatie huisvuilinzameling

Alt Text

Voor deze opdracht heeft Procinfo allereerst de behoeften van het management team en de lokale overheid vastgesteld. Hierna schetsten wij een beeld van de situatie in overzichtelijke schema’s en grafieken. Om de analyse door te voeren in de praktijk, bracht Procinfo medewerkers uit alle niveau’s bij elkaar in een projectteam. Deze mensen werden op de hoogte gebracht van de informatieanalyse, zodat iedereen wist wat er ging gebeuren.

Toen begon de herverdeling van de inzamelroutes, samen met de chauffeurs. De wijzigingen werden duidelijk gemaakt in schema’s en bekend gemaakt aan het uitvoerende team. Tot slot werd de nieuwe situatie gemonitord en getoetst, om te onderzoeken of alle doelstellingen werden behaald.


Administratieve optimalisatie

Alt Text

Procinfo bracht de gehele administratie- en documentenstroom van een semioverheid NV in kaart en stroomlijnde deze. De fysieke en digitale verwerking van de documenten werd gevolgd en geanalyseerd. Alle niveaus van de stroom werden gecontroleerd, zodat duidelijk werd waar tekortkomingen en overbodige acties plaatsvonden.

Ook de verwerking van de data kwam duidelijk in beeld, zodat er een logischere indeling gemaakt kon worden. Het probleem zat vooral in de vele manieren waarop data geregistreerd werd, en de kwaliteit hiervan. Door de administratieve optimalisatie van Procinfo wordt alle data nu op dezelfde manier geregistreerd, zodat ook de kwaliteit ervan gegarandeerd is. Uiteindelijk is de verwerkingstijd van informatie hier teruggebracht van twee weken tot één werkdag.


Ontwikkeling managementdashboard

Alt Text

Voor een gemeentelijke organisatie heeft Procinfo een management dashboard ontwikkeld en geïmplementeerd. Op drie niveaus heeft Procinfo, samen met het betrokken management team, de kritische prestatie indicatoren (kpi’s) gedefinieerd. Vanuit deze kpi’s werd de benodigde data verzameld en de kwaliteit hiervan geanalyseerd.

Vervolgens werd deze data in een analysetool gebruikt om de kpi’s op alle niveaus in beeld te brengen met grafieken en tabellen. Met deze tool hebben de operationele medewerkers goed inzicht in hun eigen processen en kunnen deze gestuurd en geoptimaliseerd worden. Zij weten precies waar ze aan toe zijn. Er wordt niet meer gestuurd op basis van ‘gevoel’ bij de managers, maar op basis van pure, feitelijke informatie. Dit is veel betrouwbaarder en effectiever.


De kracht van Procinfo

  • Het snel analystisch doorgronden van processen
  • Het doortastend stroomlijnen van de processen
  • Het vertalen van de processen naar datastructuren
  • Onze technische kennis om databronnen te ontsluiten
  • Het omvormen van data tot bruikbare gegevens in de vorm van kpi’s en dashboards
  • Onze kennis van zowel technische als bedrijfsprocessen

Referenties

Nathan is een pragmatische aanpakker die in staat is (logistieke) processen op een juiste wijze te vertalen naar bruikbare ICT applicaties.Pieter Balth Linders, adjunct-directeur Saver N.V.
A professional with extensive experience in optimizing processes, initiating & driving change management and implementations. Positive & self-motivated People Manager. Excellent interpersonal, team building, communication skills with a proven ability to establish strong relationships with customers & co-workers.Rob Post, Manager Logistics Breda & Nieuwegein at Initial B.V.
Een gepassioneerd persoon die open staat voor nieuwe dingen en probleemoplossend is. Hij herkent knelpunten binnen het bedrijf en ziet waar er bijgestuurd moet worden, zowel op technisch vlak als management niveau.Martin van Neerbos, Business Intelligence Consultant at Centennium

Contact

Naam (verplicht)

Emailadres (verplicht)

Onderwerp

Uw bericht

Postadres:

Hulsdonksestraat 34
4703AS Roosendaal

Tel nr:         085-2019395
Kvk nr Breda:  56237626